Ausschreibungen, die entscheiden – nicht nur dokumentieren
Wenn Anforderungen klar sind, Bewertung nachvollziehbar ist und Stakeholder sauber geführt werden, wird aus „Anbieter-Bingo“ eine belastbare Entscheidung – schnell, auditfest und verhandlungsstark.
G-NE bringt Struktur in den Prozess – nicht als Template-Lieferant, sondern als Entscheidungsarchitekt im strategischen Einkauf: Wir übersetzen Bedarf in klare Anforderungen, bauen eine Bewertungslogik, die jeder versteht, und führen die Vergabe so, dass Time-to-Award sinkt und Verhandlungsmacht steigt.
Was typischerweise schiefläuft
Ausschreibungen scheitern selten am RFP-Dokument. Sie scheitern an drei Dingen:
- Unschärfe im Bedarf
„Wir brauchen eine Lösung“ ersetzt selten die Fragen: Wofür genau? Mit welchen Randbedingungen? Was ist Muss – was ist Kann? Wie messen wir Erfolg? - Stakeholder-Dynamik statt Klarheit
Fachbereich, IT, Security, Legal, Finance – alle haben valide Interessen. Ohne klare Moderation entstehen Parallelforderungen, späte Einwände und Entscheidungsschmerzen. - Bewertungslogik, die niemand verteidigen kann
Wenn Kriterien „nice to have“ sind oder Gewichtungen willkürlich wirken, wird die Entscheidung angreifbar – intern wie extern.
Das Zielszenario
- Ein gemeinsames Anforderungsbild, das Fachbereich und Governance trägt (inkl. SLAs, Security, Exit).
- Vergleichbarkeit über Anbieter hinweg, weil Demos/Workshops entlang eines festen Use-Case-Skripts laufen.
- Ein klarer, auditfester Entscheidungspfad, den Sie intern erklären – und gegenüber Anbietern vertreten – können.
- Mehr Verhandlungsspielraum, weil Wettbewerb, BATNA und Risiken sauber vorbereitet sind.
Was wir anders machen
Wir glauben nicht an „mehr Dokument“. Wir glauben an bessere Entscheidungen – und bauen den Prozess rückwärts vom Award aus:
1) Entscheidung zuerst, Format danach
Wir definieren früh: Welche Entscheidung wird wann getroffen – und worauf basiert sie? Daraus entstehen Kriterien, Gewichtungen und Gate-Logik.
2) Anforderungen als Verhandlungshebel
Ein gutes Lastenheft ist nicht „vollständig“, sondern priorisiert: Muss/Kann, messbare SLAs, klare Liefergrenzen, Exit- und Transition-Anforderungen.
3) Moderation mit Durchsetzungsfähigkeit
Wir moderieren nicht nur Workshops – wir führen sie: Konflikte werden sichtbar gemacht, Entscheidungen vorbereitet und verbindlich dokumentiert.
4) Bewertungslogik, die Demos wirklich vergleichbar macht
Anbieter bekommen dieselben Use Cases, dieselbe Zeit, dieselben Fragen – und eine Bewertungsmatrix, die nachvollziehbar bleibt.
5) Verhandlungsvorbereitung, die nicht bei Preislisten aufhört
Preis ist selten der größte Hebel. Wir adressieren: Leistungsumfang, SLA-Risiken, Change-Mechanik, Lizenzmetriken, Haftung, Exit – und machen daraus eine klare Argumentationslinie.
Unsere Leistungen im Überblick
Am Ende sollen Sie nicht „ein RFP“ haben – sondern ein Ergebnis, das Sie unterschreiben können. Typische Deliverables:
- Anforderungs- & Zielbild (Scope, Muss/Kann, Use Cases, Governance, Entscheidungs-Gates)
- RFI/RFP-Set (inkl. strukturierter Fragenkataloge, Antwortformate, Fristen, Kommunikationsregeln)
- Bewertungs- und Scoring-Modell (Kriterien, Gewichtung, Mindestanforderungen, Red-Flags)
- Demo-/Workshop-Skripte (Use-Case-basiert, inkl. Beobachtungsbogen & Bewertungsleitfaden)
- Shortlist-Entscheidungsvorlage (Management-ready: 1–2 Seiten plus Anhang)
- Verhandlungs-Blueprint
BATNA/Best-Alternative, Angebotsvergleich (TCO), Risiko-Katalog, Concession-Plan, Final-Offer-Mechanik - Award- und Umsetzungsübergabe
Finaler Anbieterentscheid, Vertrags- und Implementierungs-„Handshake“ (RACI, nächste 30/60/90 Tage)
(Je nach Projekt können einzelne Bausteine modular eingesetzt werden – vom schnellen Vendor-Check bis zur kompletten Vergabe.)
Proof: Mini-Case
Ausgangslage: Indirekter Einkauf, Vergabe für Managed Services + Software. 12 Stakeholder, zwei gescheiterte RFP-Anläufe, Entscheidung blockiert.
Intervention: 3-wöchige „Decision Sprint“-Phase: Scope-Schärfung, Muss/Kann, Bewertungslogik, Demo-Skripte. Danach 5-Wochen Ausschreibung mit klaren Gates.
Ergebnis (qualitativ): Kürzere Abstimmungsschleifen, deutlich höhere Vergleichbarkeit der Anbieter, schnellere Shortlist-Entscheidung, saubere Verhandlungsposition durch klare Risiken & Alternativen.
Beispieloutput (Auszug – Bewertungsmatrix-Logik)
Kriterien-Cluster (Beispiel):
- Functional Fit (Use-Case-Erfüllung, Integrationen)
- Service & Betrieb (SLA, Incident-Prozess, Übergabe/Transition)
- Security & Compliance (Policies, Auditability, Datenschutz)
- Commercials / TCO (Lizenzmetriken, Skalierung, Preishebel)
- Exit & Risiko (Portabilität, Datenexport, Lock-in-Risiken)
Übersichtstabelle: Prozess, Gates und typische Ergebnisse
Phase | Ziel | Typische Deliverables | Entscheidung (Gate) |
Scope & Ziele | Klarheit schaffen, Stakeholder ausrichten | Muss/Kann, Use Cases, SLAs, Exit-Anforderungen | Go in Ausschreibung |
Markt & Longlist | Optionen strukturieren | Marktscan, RFI-Shortlistlogik | Shortlist festlegen |
RFP & Demos | Vergleichbarkeit herstellen | RFP-Set, Demo-Skripte, Bewertungsmatrix | Preferred Vendor |
Verhandlung | Risiko & Commercials optimieren | BATNA, TCO-Modell, Risiko-Katalog, Concession-Plan | Final Offer |
Award & Übergabe | Umsetzung sichern | Award-Paper, RACI, 30/60/90-Tage Plan | Contract/Start |
Scoring-Modell
So wird’s nachvollziehbar – ohne Overengineering:
- Mindestanforderungen: Pass/Fail (z. B. Security-Musts, Datenresidenz, Exit-Export)
- Bewertete Kriterien: 1–5 Punkte, mit klaren Ankern („3“ heißt was?)
- Gewichtung: pro Cluster, plus K.O.-Logik bei kritischen Risiken
- Ergebnis: Score + Risiko-Heatmap + TCO-Bandbreite statt „nur“ Punktzahl
3) Richtwert-Kennzahlen (als Orientierung, keine „Garantiewerte“)
- Time-to-Decision: Wie viele Kalenderwochen vergehen von Scope bis Shortlist?
- Rework-Quote: Wie oft werden Anforderungen nach RFP-Start geändert?
- Comparability Index (einfach messbar): Anteil der Antworten, die in das gleiche Antwortformat passen
- Verhandlungshebel: Anzahl identifizierter Preis-/Leistungshebel (Lizenz, Scope, SLA, Exit, Change)
(Diese Kennzahlen eignen sich gut für ein gemeinsames Steering und sind in der Praxis oft der Unterschied zwischen „läuft“ und „zäh“.)
Wie vermeiden wir, dass die Ausschreibung zur internen Endlosschleife wird?
Durch klare Gates, definierte Owner je Deliverable und eine früh vereinbarte Entscheidungslogik. Wir moderieren die Stakeholder so, dass Konflikte vor der RFP-Phase gelöst werden – nicht währenddessen.
Wie stellen wir sicher, dass Anbieter-Demos vergleichbar sind?
Über ein Use-Case-Skript mit Zeitboxen, identischen Fragen und einem Bewertungsbogen. So bewerten Sie Verhalten und Leistungsfähigkeit – nicht Präsentationskunst.
Was ist wichtiger: Preis oder TCO?
Für Software/Services ist TCO meist aussagekräftiger: Lizenzmetriken, Skalierung, Betriebsaufwand, Change-Kosten, Exit. Der Preis wird dadurch nicht unwichtig – aber besser verhandelbar.
Wie gehen wir mit „Muss/Kann“ um, ohne Innovation abzuwürgen?
Muss-Kriterien sichern Governance und kritische Anforderungen ab. Kann-Kriterien schaffen Raum für Mehrwert – aber mit transparenter Gewichtung, damit Innovation nicht „gefühlt“ gewinnt.
Wie integrieren wir Legal, Security und Datenschutz ohne Blockade?
Früh, mit klaren Mindestanforderungen (Pass/Fail) und einem definierten Review-Zeitfenster. Späte K.O.-Einsprüche sind einer der größten Zeitfresser – das verhindern wir systematisch.
Was bekommen wir am Ende in die Hand?
Eine Management-fähige Entscheidungsvorlage, eine belastbare Bewertungsmatrix, ein verhandlungsfähiges Angebotsbild (inkl. Risiken) und eine Übergabe, die die Umsetzung nicht ausbremst.
„Wenn Ihre Ausschreibung länger dauert als die Implementierung: Lassen Sie uns das drehen.“
30 Minuten Sparring: Wo hängt es – und welches Gate bringt Sie wieder in Entscheidung?