Ihre Kanzlei ist erreichbar

und Ihr Team arbeitet konzentriert

KI-Telefonassistenz für Steuerberater: Nimmt Anrufe professionell an, fragt strukturiert nach, qualifiziert vor und sendet sofort eine kompakte Gesprächszusammenfassung per E-Mail an die passenden Mitarbeitenden – inkl. Rückrufbitte. Bei kritischen Fällen greift eine Eskalationslogik und leitet sofort an eine definierte Nummer weiter.

Kennen Sie diese Telefonsituation?

In Steuerkanzleien kommt das Telefon selten „passend“: Anrufe häufen sich in Stoßzeiten, reißen Fachkräfte aus der Konzentration – genau dann, wenn Fristen, Jahresabschlüsse oder Rückfragen höchste Genauigkeit verlangen. Gleichzeitig erwarten Mandanten schnelle Erreichbarkeit und klare Rückmeldungen.

– Unplanbare Unterbrechungen zerstören Fokuszeiten und Produktivität – 

 – Ein klassisches Sekretariat ist teuer und selten 24/7 verfügbar – 

 – Mandanten und Interessenten erwarten Sofort-Orientierung – auch außerhalb der Kernzeiten – 

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht zwischen Servicequalität und Fokusarbeit wählen. Melden Sie sich zu unserem unverbindlichen und kostenfreien infoabend an und wir zeigen Ihnen, wie schnell Sie für Entlastung sorgen können.

Die KI Telefonassistenz – mehr als nur ein Anrufbeantworter

Unsere KI-Telefonassistenz nimmt eingehende Anrufe eigenständig an, führt ein natürliches Frage-Antwort-Gespräch und erfasst definierte Informationen strukturiert (z. B. Name, Rückrufnummer, Anliegen, Priorität). Anschließend wird das Gespräch automatisch nachbearbeitet – inklusive Versand von Transkript/Zusammenfassung per E-Mail an die richtigen Personen.

Kernfunktionen

Professionelle Annahme & klare Gesprächsführung

Der Assistent begrüßt mit einer definierten Startnachricht und führt zügig zur Anliegenklärung.

Eskalationslogik als Sicherheitsnetz

Bei kritischen Themen (z. B. Fristsachen, Behörden, Mahnungen) oder wenn ein Gespräch emotional eskaliert, wird der Anruf sofort live an eine definierte Nummer weitergeleitet.

Strukturierte Vorqualifizierung für die Kanzlei-Praxis

Wer ruft an? Worum geht’s? Wie dringend ist es? Relevante Datenpunkte werden gezielt abgefragt und sauber dokumentiert.

Automatische E-Mail an das richtige Team

Nach jedem Gespräch erhalten Mitarbeitende eine klar strukturierte Übergabe per E-Mail – inkl. Zusammenfassung, Kategorie, Dringlichkeit und Rückrufempfehlung.

Optional: Kanzlei-Wissen einbinden

Inhalte können in einer Wissensdatenbank hinterlegt werden (z. B. PDFs), damit der Assistent auf kanzleispezifische Informationen zugreifen kann.

Lassen Sie uns 15 Minuten sprechen

Wir zeigen live, wie eine Mandantenanfrage als strukturierte E-Mail in Ihrer Kanzlei landet.

Demo vereinbaren

Was Ihre Kanzlei dadurch gewinnt

Statt ständigem Klingeln und „Telefon-Ping-Pong“ bekommt Ihr Team planbare, strukturierte Informationen – und entscheidet in Ruhe, wann und wie reagiert wird: Rückruf, E-Mail, Termin oder Eskalation. Genau das sorgt für mehr Produktivität – ohne dass Mandanten das Gefühl haben, „nicht durchzukommen“.

  • Fokuszeiten schützen: weniger Kontextwechsel bei komplexen steuerlichen Aufgaben

  • Keine verpassten Anrufe: jeder Kontakt wird professionell angenommen und dokumentiert

  • Schnellere interne Zuordnung: die passende Person erhält die passende Anfrage inkl. Zusammenfassung

  • Mehr Planbarkeit: Protokoll prüfen → Priorität einschätzen → gezielt reagieren

  • Service & Risikosicherheit: Eskalation stellt sicher, dass kritische Fälle sofort beim Menschen landen

Praxisbeispiel: Eine Steuerkanzlei im Raum Göppingen
≈ 15 Mitarbeitende mit Go-Live in 2 Wochen

Key Facts 

  • Kunde: Steuerberatungskanzlei im Raum Göppingen, ca. 15 Mitarbeitende 

  • Time-to-Value: Go-Live in 2 Wochen 

  • Wirtschaftlichkeit: Investition einmalig im unteren vierstelligen Bereich, mit laufenden monatlichen Kosten im unteren dreistelligen Bereich -> ROI nach ca. 1-2 Monaten

Was wurde umgesetzt?

Die KI nahm Anrufe an, qualifizierte Anliegen vor, übergab sie automatisch per E-Mail an die zuständigen Mitarbeitenden und leitete kritische Gespräche bei Bedarf sofort weiter – damit blieb die Kanzlei jederzeit handlungsfähig, ohne dass das Team permanent unterbrochen wurde.

"Mein Team arbeitet konzentrierter – und wir bleiben trotzdem jederzeit erreichbar.."

  

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Datenschutz & Transparenz – passend für sensible Kanzlei-Kommunikation

Gerade im steuerlichen Umfeld zählt Vertrauen. Deshalb wird zu Gesprächsbeginn transparent auf Aufzeichnung/Transkription hingewiesen; je nach Konfiguration können Aufzeichnung und Transkript bei Ablehnung automatisiert gelöscht werden.

Die technische Umsetzung erfolgt dabei auf Plattformen innerhalb Deutschlands und der EU und ist damit vollständig DSGVO- & EU AI-Act-Konform.

 

Machen Sie Ihr Telefonate planbar – ohne Serviceverlust.

Wenn Sie möchten, zeigen wir Ihnen in einer kurzen Demo gerne, wie ein echter Anruf in Ihrer Kanzlei als strukturierte Übergabe per E-Mail ankommt – und wie die Eskalation im Ernstfall zuverlässig greift.

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Akzeptieren Mandanten wirklich eine KI am Telefon?

In der Praxis erleben wir, dass Steuerberater oftmals faktisch nicht erreichbar sind. Das Telefon klingelt, es ist dauerbelegt oder es geht nur ein Anrufbeantworter heran. Eine KI kann zumindest ein qualifiziertes Annahme-Gespräch führen und eine freundlichere Rückmeldung geben. Die Frage sollte also nicht lauten, ob der Kunde die KI akzeptiert, sondern ob er nicht lieber eine KI hat, als „vor die Wand zu fahren“?

Nach jedem Gespräch wird automatisch eine strukturierte E-Mail erzeugt (Zusammenfassung, Kategorie, Dringlichkeit, Rückrufempfehlung) und an die zuständigen Mitarbeitenden gesendet.

In einem Praxisprojekt erfolgte der Go-Live in 2 Wochen – abhängig von Use-Case-Umfang und Abstimmungsaufwand.

Oft reicht eine Rufumleitung Ihrer bestehenden Nummer. Alternativ ist SIP möglich (je nach Setup).

Eskalationskriterien (z. B. Fristen/Behörden, bestimmte Schlüsselwörter, Tonalität) werden gemeinsam definiert und als Regeln konfiguriert – inklusive Zielnummern/Teams.