Use Cases, die in Ihrer Realität funktionieren – nicht nur in Demos

Von der „Ideenliste“ zum messbaren Ergebnis: Wir identifizieren, bewerten und priorisieren Use Cases – und liefern eine Roadmap inkl. belastbarem Business Case für Pilot, Rollout und Betrieb.

Der Klassiker: Im Workshop entstehen 20 KI-Use-Case-Ideen – und danach passiert wenig. Nicht, weil KI „nicht geht“, sondern weil Nutzen, Daten, Prozesse, Governance und Verantwortlichkeiten nicht sauber zusammenkommen.

„Wenn Ihr Use Case ‚ChatGPT im Einkauf‘ heißt, ist es noch keiner.“

Problemstellung und Zielszenario beim Kunden

Viele Einkaufsorganisationen stecken in einem Paradox: KI wirkt greifbar – doch in der Praxis bleibt es bei Einzelfällen oder Tools ohne Wirkung. Typische Symptome:

Zu viele Kandidaten, kein Fokus: Jede Fachgruppe hat Ideen, aber niemand entscheidet, was zuerst kommt.
Business Case zu weich: Nutzen wird „gefühlt“, nicht gemessen – CFO/GL bleibt skeptisch.
Datenrealität vs. Wunschbild: Stammdaten, Vertragsdaten, Lieferantendaten, Tickets, E-Mails – alles da, aber nicht in der Form, die ein Use Case braucht.
Reibung zwischen Einkauf/IT/Legal/DSB: Entscheidungen ziehen sich, Verantwortlichkeiten sind unklar.
Pilot ohne Anschlussfähigkeit: Proof-of-Concept gelingt – Rollout scheitert an Betrieb, Change, Security oder Ownership.

Zielszenario:
Sie haben 3–7 priorisierte Use Cases, die (a) messbaren Nutzen liefern, (b) in Ihre Prozesse passen, (c) mit Ihren Daten umsetzbar sind und (d) governance-konform betrieben werden können – inkl. Roadmap, Verantwortlichkeiten, KPI-Tracking und einer Entscheidungsvorlage, die im Steering Bestand hat.

Nutzen, den Sie spüren:

Schneller zu Entscheidungen (weniger Diskussion, mehr Fakten)
Weniger Risiko (DSGVO/Compliance/IT-Security von Anfang an sauber)
Mehr Wirkung (Pilot mit klarer Anschlussfähigkeit)
Transparenz (KPIs, Nutzenlogik, Aufwand, Abhängigkeiten)

Was wir anders machen

Viele Use-Case-Programme starten beim „Was könnte man alles…“. Wir starten beim „Was lohnt sich – und was ist realistisch?“.

Wert vor Technik
Wir definieren Nutzen und Messlogik so, dass Finance/Management mitgehen – bevor wir über Modelle und Tools sprechen.
Daten- und Prozessrealität als Gate
Jeder Kandidat bekommt einen Realitätscheck: Welche Daten sind wirklich da? In welcher Qualität? Wo sitzt der Prozesshebel? Was muss sich ändern?
Alignment als Deliverable – nicht als Meeting-Serie
Stakeholder (Einkauf/IT/Legal/Datenschutz/Informationssicherheit) werden nicht „informiert“, sondern strukturiert in Entscheidungen geführt – mit klaren Optionsräumen.
Roadmap bis Betrieb, nicht bis Pilot
Wir planen direkt mit: Betriebskonzept, Rollen, Guardrails, Monitoring, Change-Impacts – damit der Use Case nach dem Pilot nicht im Niemandsland hängt.

Unsere Leistungen im Überblick

Statt einer langen Leistungsliste liefern wir konkrete Ergebnisse, die intern weiterverwendbar sind:

1) Use-Case-Discovery mit Fokus

Use-Case-Backlog (strukturiert, dedupliziert, mit klaren Use-Case-Definitionen)
Value-Hypothesen pro Kandidat (Zeit, Qualität, Risiko, Kosten – inkl. Messidee)

2) Bewertungs- & Priorisierungslogik

Scoring-Modell (Wert × Machbarkeit × Risiko × Abhängigkeiten)
Priorisierte Shortlist (typisch 3–7 Use Cases) inkl. Begründung und Entscheidungslogik

3) Business Case & KPI-Setup (entscheidungsreif)

Business Case je priorisiertem Use Case (Nutzenhebel, Aufwand, Run-Kosten, Annahmen)
KPI-Definition & Measurement Plan (wie, wo, wann messen wir Erfolg?)

4) Umsetzungs-Roadmap: Pilot → Rollout → Betrieb

Roadmap (12–16 Wochen bis Pilot-Entscheidung/Start, danach Rollout-Pfade)
Daten- & Prozessanforderungen (inkl. Schnittstellen, Datenqualität, Ownership)
RACI & Governance (wer entscheidet, wer betreibt, wer verantwortet)

5) Entscheidungsvorlage für GF/CFO/CIO

1–2-seitiger Executive Decision Brief pro Use Case + Gesamtprogramm-Entscheidung

Proof

Mini-Case: „KI-gestützte Vertrags- & Leistungsabweichungsanalyse“ (indirekter Einkauf/IT)
Ausgangslage: Vertragsdaten verteilt, Leistungsnachweise heterogen, Einsparungen schwer nachzuweisen, Fachbereiche uneinheitlich.
Ergebnis nach Roadmap & Business Case:

Use Case Canvas (Ziel, Nutzer, Daten, Risiken, KPI)
KPI-Set: z. B. „Anteil automatisch identifizierter Abweichungen“, „Time-to-Insight“, „vermeidbare Kosten“
Daten-/Prozessanforderungen: benötigte Vertragsfelder, Ticket-/Invoice-Verknüpfung, Freigabeprozess
Pilot-Plan: 1 Warengruppe / 1–2 Lieferantencluster, klare Erfolgsschwellen, Rollout-Kriterien
Executive Brief: Entscheidung „Pilot ja/nein“, Budgetrahmen, Verantwortlichkeiten, Guardrails (Legal/DSB/IS)

Use-Case-Typen im Einkauf – Nutzen, Daten, typische KPIs

Use-Case-Typ	Typischer Nutzenhebel	Benötigte Daten (Beispiele)	Beispiel-KPIs
Ausschreibungsunterlagen & RFP-Assistenz	weniger Aufwand, bessere Qualität	Leistungsbeschreibungen, Angebote, Bewertungsmatrix	Durchlaufzeit, Rework-Quote, Qualitätsrating
Vertragsanalyse / Klausel-Extraktion	Risiko senken, Transparenz erhöhen	Verträge, Nachträge, Templates	erkannte Risiken, Zeitersparnis, Trefferquote
Spend-/Warengruppen-Insights	bessere Steuerung, Einsparpotenziale	Buchungen, Lieferantenstamm, Kontenplan	Coverage, Anomalien, identifizierte Hebel
Lieferantenkommunikation & Q&A	schnellere Antworten, weniger Tickets	E-Mails, FAQs, Richtlinien	Antwortzeit, Ticketvolumen, Zufriedenheit
Compliance-Checks (z. B. Mindestkriterien)	Risikoreduktion	Richtlinien, Lieferantendaten, Nachweise	Findings/Monat, Time-to-Resolution

„Wie verhindern Sie, dass wir in Workshops stecken bleiben?“

Wir arbeiten mit klaren Gates: Discovery → Shortlist → Bewertungsentscheidung → Business-Case-Freigabe → Pilot-Plan. Jede Phase endet mit einem konkreten Entscheidungsartefakt (Scoring, KPI-Plan, Executive Brief).

„Wie belastbar ist ein Business Case, wenn wir noch keine perfekten Daten haben?“

Belastbarkeit entsteht über Annahmenmanagement: Wir dokumentieren Annahmen, definieren Messpunkte im Pilot und setzen Erfolgsschwellen, ab denen sich Rollout lohnt – statt „ROI-Versprechen“ ohne Prüfpfad.

„Wie binden Sie Legal/Datenschutz ein, ohne dass alles blockiert?“

Wir übersetzen Use Cases in konkrete Risikofragen (Datenarten, Zweck, Speicherorte, Zugriff, Guardrails) und liefern Entscheidungsoptionen. Das ersetzt Endlosdiskussionen durch strukturierte Freigaben.

„Wir haben schon Tools – machen Sie Tool-Auswahl?“

Wenn nötig, ja. Schwerpunkt ist aber: Use Case zuerst, Tool zweitrangig. Oft lässt sich ein Pilot in Ihrer bestehenden Landschaft starten, wenn Daten/Prozess/Governance sauber sind.

„Wie viele Use Cases sollten wir parallel starten?“

In der Regel: 1–2 Piloten gleichzeitig (je nach Ressourcen) und ein klarer Pfad für die nächsten 2–5. Fokus schlägt Menge – sonst entsteht Operativlast ohne Wirkung.