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Elektronische Signatur

In der Regel sind die Prozesse rund um das Vertragswesen in deutschen Unternehmen immer noch analog. Nach wie vor gilt dann die Regel: Verträge werden auf Papier gedruckt und durch den Verantwortlichen von Hand unterschrieben. Die Entwicklung der vergangenen Monate mit der gestiegenen Zahl an Mitarbeitern, die aus dem Homeoffice heraus arbeiten, hat die Grenzen der papierbasierten Verträge deutlich gemacht.

Digitale Signaturen als Alternativen

Eine Alternative dazu bietet schon seit geraumer Zeit die digitale Signatur. Mit ihr kann jedes digitale Dokument elektronisch signiert werden. Verschiedene Anbieter stellen im Internet die erforderlichen Voraussetzungen zur Verfügung. Es gibt drei verschieden Signaturstufen. Die für Verträge erforderliche „qualifizierte elektronische Signatur“ besteht aus einem qualifizierten Zertifikat und der Signaturerstellungseinheit, mit der es erzeugt wurde. Gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung ist die elektronische Unterschrift in ganz Europa anerkannt und kann die persönliche, handschriftliche Unterschrift auf einem Dokument ersetzen. Damit ist jede Rechtsunsicherheit beseitigt, denn im Gesetz ist klar definiert: „Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift.“

Zeitsparend. Effizient. Rechtssicher.

Die digitale Signatur wird auf dieser Basis zu einem vielseitig anwendbaren Werkzeug für den internen und externen Gebrauch im Unternehmen. Zu den Dokumenten, die eine Unterschrift erfordern, gehören Verträge, Arbeitsprotokolle, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Dienstleistungs-Rahmenverträge oder Ausschreibungsverfahren, um nur einige zu nennen.

Damit bietet die digitale Signatur eine Kosten- und Zeitersparnis, eine dadurch verbesserte Wirtschaftlichkeit sowie einen großen Komfort bei einem Höchstmaß an Sicherheit. Für Bereitstellung und Verwaltung nutzen viele Unternehmen vollständig cloudbasierte Lösungen, die von externen Service-Providern angeboten werden.

Diese Lösung ist nahezu ideal, da die erforderlichen Zertifikate nicht auf einem SSCD (Secure Signature Creation Device oder Token) gespeichert werden. Stattdessen befinden sie sich in der Cloud und können demzufolge von jedem Gerät genutzt werden. Auch die Installation einer speziellen SaaS (Software as a Service) ist überflüssig. Das steigert erfahrungsgemäß das Vertrauen der Kunden und den Komfort der Bedienung. Dass Multi-Channel-Signaturen, zum Beispiel von zu Hause oder von einem Mobiltelefon, genutzt werden können ist ein echter Vorteil. Da mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones bei der digitalen Signatur auf dem Vormarsch sind, entwickelt sich der cloudbasierte Service zur bevorzugten Technologie in diesem Bereich.

Unser Ansatz – etablierte, ausgereifte und rechtssichere Lösungen

•   Namhafte Hersteller etablierter Lösungen

•   Datenzentren in der EU – vollständig DSGVO-konform und rechtssicher

•   Garantierte Datenspeicherung in Europa ohne Replikation außerhalb der EU

•   Qualified Trust Service Provider

•   ISO 27001:2013 und SSAE 16, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2 zertifiziert

•   Cloudbasierte Anwendungen, keine Installation von Software notwendig, auf allen Geräten ohne technische Voraussetzungen und ohne Kenntnisse intuitiv anwendbar

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