Digitalisierung im Einkauf: E-procurement und seine B-und C-Teile Beschaffung

E-Procurement B- und C-Teile

In vielen Unternehmen spielt der Einkauf eine wichtige Rolle bei der Beeinflussung des Geschäftserfolgs. Neben dem Erfolg durch Einsparungen gibt es unter dem Begriff „Sourcing 4.0“ zunehmend leistungsfähigere digitale Möglichkeiten. Wenn der Beschaffungsprozess mit technischer Unterstützung optimiert wird, vereinfacht und automatisiert man nicht nur den Einkaufsprozess, man sorgt auch dafür das sich der strategische Einkauf auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und diese ausbauen kann.Die strategische Bedeutung des Einkaufs hat in den letzten Jahren stark zugenommen.

Die am Beschaffungsprozess Beteiligten sind für einen Großteil der Kostenstruktur verantwortlich und werden somit zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Der Einkauf kann sich jedoch nicht auf das Gesamtvolumen konzentrieren, daher wird sich oftmals auf die größten Teilvolumen, die sogenannten A- und B- Teile, konzentriert. Der Wertanteil von A-Teilen liegt bei ca. 70-80% des Gesamtvolumens, während B-Teile einen Wertanteil von ca. 10-25% aufweisen. C-Teile hingegen weisen lediglich einen Wertanteil von ca. 5-10% des Gesamtvolumens auf. Gern mal werden dadurch die sogenannten C-Teile oder Standardartikel vernachlässigt oder komplett ignoriert.

Darüber hinaus verbringt der Einkauf viel Zeit mit Aktivitäten, die wenig Wert schaffen. In vielen Einkaufsabteilungen entfällt ein Großteil der Arbeit auf die Auftragsabwicklung. Gerade Standardartikel machen wertmäßig einen kleinen Bruchteil der Einkäufe aus, jedoch liegt ihr Mengenanteil bei ca. 50-70% des Gesamtvolumens, was zu einem großen Bestellaufwand führt. Im Vergleich dazu weisen A-Teile leidglich einen Mengenanteil von 10-20% und B-Teile einen Anteil von 10-40% des Gesamtvolumens auf, bei deutlich höheren Wertanteilen als C-Teile. Um Ihre eigenen Abläufe zu erleichtern und Prozess- und Transaktionskosten zu senken, müssen neue Prozesse und Ansätze in Betracht gezogen werden. Basierend auf bestimmten Internet-Technologien, wie das sogenannte E-Procurement kann dieser Prozess vereinfacht und langfristig beschleunigt werden.

Was ist eigentlich E-Procurement?

E-Procurement ist die Abkürzung für elektronische Beschaffung und definiert den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen über das Internet. E-Procurement-Lösungen verändern die Beschaffung, wie man sie bisher kannte (z. B. gedruckte Bestellformulare und Papierpreislisten). Ziel ist es, die Effizienz zu steigern und Zeit im gesamten Beschaffungsprozess zu sparen. Wurden früher Geschäftsprozesse innerhalb von Unternehmen mit Hilfe von ERP-Systemen optimiert, gewinnen heute unternehmensübergreifende Prozesse und spezifische Lösungen immer mehr an Bedeutung. E-Procurement-Lösungen haben sowohl für den Einkäufer (Kunde) als auch für den Verkäufer (Lieferant) erhebliche Vorteile im Einkaufsprozess. Unternehmen können insbesondere die Zeit zwischen Angebotserstellung, Bestellung, Lieferung und Nachbestellungen erheblich verkürzen. Zudem eliminiert der Prozess kostspielige manuelle Prozesse der Bestellung und Auftragserfassung sowie Fehlerquoten durch Systemunterbrechungen (u. a. Lesefehler und manuelle Eingabefehler).

Je nach Unternehmensgröße, Stand der Digitalisierung, IT-Systemen und Produktgruppen gibt es unterschiedlichste Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verbessern können. Wichtig ist dabei immer das Ziel vor Augen zu haben, eine Lösung zu finden, die den Prozess von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung vereinfacht und automatisiert. So können die Einkaufsabteilungen ihre Prozesskosten nachhaltig senken und sich zeitsparend auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren. Mit einer Vielzahl moderner elektronischer Beschaffungslösungen gibt es effiziente, schnelle, zeit- und ortsunabhängige Alternativen zur Teilebeschaffung von C-Teilen, die Prozesskosten nachhaltig senken. Egal wo das einzelne Unternehmen steht, die Digitalisierung hält Einzug in alle Unternehmen und auch wenn man es wollte, man wird diese nicht vermeiden können.

E-Procurement für den Einkauf – Vorteile

1.Prozesskosten werden reduziert

Der operative Einkauf wird von administrativen und nicht-wertschöpfenden Aufgaben entlastet. Dadurch ist es möglich sich auf den strategischen Einkauf zu konzentrieren.

2.Beschaffungsaufwand wird reduziert

Die Beschaffungskosten bei C-Teilen und Dienstleistungen werden reduziert. Das trägt positiv zum Unternehmensergebnis bei.

3.Erhöhte Versorgungssicherheit

Durch die Automatisierung werden Bestellprozesse beschleunigt und die Ware schneller geliefert.

4.Lagerkosten werden reduziert

Mit definierten Mindestmengen von wichtigen Artikeln wird nur die benötigte Ware automatisch nachbestellt.

Doch warum ist dies wichtig bei B- und C-Teilen?

B- und C-Teile umfassen ca. 20 % des Einkaufvolumens, haben jedoch einen sehr hohen Beschaffungsaufwand durch einen Mengenanteil von zusammen ca. 80%. Beispiele sind Normteile, Hilfs- und Betriebsstoffe, Verbrauchsmaterialien und  Kleinteilen. Der Aufwand für die Beschaffung von C-Teilen ist im Verhältnis zu ihrem Wert sehr hoch. Genau hier können E-Procurement-Lösungen helfen.

Fazit: Es lohnt sich also,  B- und C-Teile gezielt zu managen. Respektable Ergebnisse lassen sich natürlich erst dann erzielen, wenn Warengruppen-Know-how, Business Intelligence und temporäre zusätzliche Ressourcen richtig eingesetzt werden.