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RFx-Prozesse- Für Sie zu komplex und zeitaufwändig?

25. Februar 2021

RFx-Prozesse (die formalisierte Ausschreibung von Leistungen) sind unglaublich wichtig, erscheinen aber oft zu komplex oder zu zeitaufwändig. Eine Herausforderung, die mit dem richtigen Ansatz und den richtigen Ressourcen die Einkaufsprozesse wesentlich effizienter macht. Um sich bei Verwaltungen der Ausschreibungen sicherer zu fühlen, ist es wichtig zu verstehen, welche Rolle Sie als Einkäufer im RFx-Prozess spielen und welche wesentlichen Schritte erforderlich sind.

Was ist ein RFI/RFP/RFQ?
Grundätzlich unterscheidet man drei Formen von Ausschreibungen.

RFI
Unter einem Request for Information (RFI) versteht man eine allgemeine und unverbindliche Anfrage, um grundlegende Informationen über einen Anbieter und sein Produkt- bzw. Leistungsspektrum zu erhalten.

RFP
Ein Request for Proposal (RFP) ist eine spezifische und konkrete Anfrage mit dem Ziel, ein verbindliches Angebot zu erhalten. Der Anbieter kann beim RFP dabei eigene Vorschläge (Proposals), beispielsweise zur Leistungs- bzw. Produktoptimierung, mit einbringen. Er ist damit das richtige Instrument, um Angebote einzuholen, in denen das Zielbild nicht von vorne herein vollumfänglich feststeht und ist damit beispielsweise für die Beschaffung von Dienstleistungen geeignet.

RFQ
Ein Request for Quotation (RFQ) ist vor allem für die Beschaffung standardisierter Güter geeignet und zielt auf die Einholung direkt miteinande vergleichbarer Angebote ab. In dem RFQ werden alle nötigen Anforderungen definiert und können von dem potenziellen Lieferanten recht pauschal bewertet und bepreist werden.

Exemplarisches Beispiel RFP
Ein RFP ist eine formelle Anfrage eines Unternehmens, welches ein Produkt oder einen (mehr oder weniger stark konkretieiserten) Lösungsansatz sucht. Über einen RFP verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Anbieter, indem Sie gezielt Fragen stellen, um festzustellen, ob ein Anbieter eine oder mehrere der wichtigsten Geschäftsanforderungen überhaupt erfüllen kann. Hierbei, ist der Prozess als objektiver und systematischer Ansatz für die Beschaffung und den Einkauf zu verstehen.

Da der RFP-Prozess mehrere Faktoren abwägt und im Rahmen einzelner Verhandlungen auch die Beleuchtung unterschiedlicher Lösungsansätze ermöglicht, führt er auf der Grundlage von Bewertungsmatrizen zur Vergleichbarkeit der Angebote zwischen verschiedenen Anbietern; selbst, wenn die Lösungsansätze sich grundlegend unterscheiden. Aufgrund des strukturierten und gründlichen Charakters des RFP, kann dieser dazu verwendet werden auch für langfristige strategische Partnerschaften den besten Anbieter sicher auszuwählen.
Dementsprechend spielen RFPs eine entscheidende Rolle dabei, in (teilweise) undefinierten Projektsituationen bestmögliche Ergebnisse für fast jedes Unternehmen zu erzielen.

RFx-Rollen und Verantwortlichkeiten
Um erfolgreich zu sein, erfordern RFx-Prozesse eine enorme Koordination. Verschiedene Interessensgruppen müssen zusammenarbeiten, um einen Bedarf zu identifizieren, zu analysieren, um Informationen zu sammeln und schlussendlich Lösungen zu finden.

Hauptakteure hierbei sind unter anderem:
Berater
Der RFx-Berater ist dafür verantwortlich, die Bedürfnisse seines Kunden zu verstehen und diese Bedürfnisse innerhalb des RFx richtig darzustellen. RFx-Berater sind auch dafür verantwortlich, qualifizierte Anbieter auszuwählen, die Kommunikation zu verwalten und ihre Qualifikationen zu bewerten. Oftmals ist der Berater in Personalunion mit dem Einkäufer zu finden.

Einkäufer
Der Einkäufer erstellt die erforderlichen RFx Dokumente unter Mitwirkung der betroffenen Fachabteilungen. Diese müssen mit verschiedensen internen Teammitgliedern zusammenarbeiten, um genau zu bestimmen, was die organisatorische Herausforderung ist und welche Lösungen das vorliegende Problem am besten beheben. Darüber hinaus wenden sie sich mit der ersten Anfrage an Anbieter, überwachen den Fortschritt, beantworten Fragen und bewerten die eingegangenen Angebote.

Fachabteilung
Die Geschäftseinheit(-en), Abteilung (-en) oder das Team, das die Lösung anfordert. Oft helfen diese dabei, wichtige Faktoren zu bestimmen oder bestimmte Merkmale zu berücksichtigen; sie erstellen die Leistungsanforderung und modellieren den Bedarf. In fachlicher Hinsicht sind sie auch an der Bewertung der RFx-Antworten und Angebote beteiligt.

CFO / Stakeholder
Der Chief Financial Officer (CFO), oftmals gemeinsam mit den Stakeholdern eines Projektes, bewertet die Kosten und den ROI, um festzustellen, ob eine Lösung finanziell tragfähig ist.

Die sechs wesentlichen RFx-Prozessschritte
Per Definition sind RFxs so konzipiert, dass sie viele wichtige Informationen liefern, damit ein Unternehmen eine fundierte und strategische Entscheidung treffen kann. Um dieses Ziel zu erreichen, ist ein erheblicher Aufwand an Vorbereitung, Forschung und geschickter Ausführung erforderlich. Obwohl es kompliziert erscheinen mag, ist der RFx-Prozess ziemlich einfach, wenn er in sechs Schritte unterteilt wird.

  • Sammeln der RFx-Anforderungen
  • Erstellen des RFx (Paperwork)
  • Durchführung der ersten Bewertung eingegangener Angebote
  • Anbieter in die engere Wahl setzen (Downselect)
  • Endgültige Auswahl des Anbieters mit kaufmännischer und rechtlicher Verhandlung
  • Erstellen des Vertrages & Finalisierung des Vorgangs (z.B. Dokumentation)

    Die einzelnen RFx Formen (RFI, RFP und RFQ) schwanken in der Ausprägung der jeweiligen Teilschritte, folgen im Kern aber alle der gleichen Logik.

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