Digitale Signaturen (nicht nur) im Homeoffice.

Die Digitalisierung hat auch den Einkauf längst erreicht. Allerdings sind Vertragsprozesse in vielen deutschen Firmen noch immer papierbasiert, mit handschriftlichen Originalunterschriften. Durch das Coronavirus arbeiten viele Mitarbeiter nun von dem Homeoffice aus, was papierbasierte Prozesse erschwert, wenn nicht gar unmöglich macht. Dadurch ist die Notwendigkeit für einen digitalen Signatur Prozess größer als je zuvor.

Oft stellt sich Firmen die Frage, ob und inwieweit Dokumente durch digitale Signaturen unterschrieben werden können. Es gibt diverse Anbieter, die unterschiedlichen Angebote für die elektronische Signatur von Dokumenten bereitstellen. Dank der europäischen eIDAS-Verordnung ist die elektronische Unterschrift seit Juli 2016 in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Damit ist die Rechtsunsicherheit vorbei, denn das Gesetz definiert klar: „Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift.“

Die Anwendungsbereiche und Vorteile für elektronische Signaturen sind umfangreich, ganz egal ob im internen oder externen Firmengebrauch. Unter anderem werden die digitalen Signaturen genutzt zur Unterzeichnung von Dokumenten, Verträgen, Arbeitsprotokollen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Dienstleistungs-Rahmenverträge und Ausschreibungsverfahren.

Hier sind die 5 Vorteile von Digitalen Signaturen:

1. Kostenersparnis (Papier, Lagerung, Arbeitszeit)
2. Zeitersparnis (Durchlaufzeit)
3. Verbesserte Wirtschaftlichkeit
4. Mehr Komfort
5. Erhöhte Sicherheit

Viele Firmen entscheiden sich für externe Service-Provider die vollständig cloudbasierte Lösungen anbieten. Der größte Vorzug hierbei ist, dass die Zertifikate nicht auf irgendeinem SSCD (Secure Signature Creation Device oder Token) gespeichert werden, sondern in der Cloud und deshalb auf jedem Gerät genutzt werden können. Des Weiteren muss kein spezieller Software-as-a-Service

(SaaS) installiert werden, was den Grad an Vertrauen und Komfort für den Kunden steigert. Die Cloud ermöglicht Unternehmen auch das Angebot von Multi-Kanal-Signaturen (zum Beispiel von zu Hause oder von einem Mobiltelefon). Weil das mobile Signieren eines Tablets oder Smartphone

immer populärer wird, entwickelt sich der cloud-basierte Service zur bevorzugten Technologie.

Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen in einer kurzen Übersicht:

 F: Ist die elektronische Unterschrift ist genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift?

1. A: Ja, das ist sie!
2. F: Gilt eine eingescannte und unten auf ein Dokument aufgebrachte handschriftliche Unterschrift als elektronische Signatur?
   A: Nein, sofern diese nicht durch ergänze Sicherheitmerkamale als authentisch identifiziert werden kann.
3. F: Mich welchem Aufwand ist die Bereitstellung eines elektronischen Signaturverfahrens verbunden?
   A: Die Bereitstellung erfolgt umgehend und ohne aufwendige Installation.
4. F: Ist eine betriebsinterne Einarbeitungszeit notwendig, da die elektronische Unterschrift ein zusätzliches Werkzeug für die Mitarbeiter darstellt?
   A: Nein, die Anwendung des Signaturverfahrens erfolgt weitgehend intuitiv. Die Bereitstellung eines kurzen Einweisungsleitfadens hat sich in der Praxis aus ausreichend erwiesen, um die Anwender mit der Handhabung vertraut zu machen.

Es gibt viele verschiedenen Anbieter, die sich unterscheiden, wenn es um Cloud basierte Third Party oder geschlossene Systeme handelt. Hauptsächlich unterscheiden sie sich dadurch wie umfangreich, adaptierbar und verschlüsselt sie sind.

Gerne beraten wir Sie ausführlich zu diesem Thema.