Digitalisierung & Service im Einkauf

Digitalisierung im Einkauf

Zunehmender Kostendruck durch veränderte Märkte, neue Beschaffungskonzepte, globale Beschaffungsnetzwerke, digitale Einkaufsplattformen, veränderte Lieferantenstrukturen – die Anforderungen der digitalen Wertschöpfungsketten machen auch vor dem Einkauf nicht halt. Die Digitalisierung des Einkaufs und seine vollständige strategische Integration in die Unternehmensabläufe werden immer wichtiger. Denn in einem gut organisierten und funktionierenden Einkauf wird Geld verdient. Eine alte Kaufmannswahrheit, die nichts an Aktualität verloren hat.

Die Digitalisierung des Einkaufs verspricht in vieler Hinsicht neue, zukunftsorientierte Möglichkeiten. Gleichzeitig stellt sie Unternehmen vor die Herausforderung, die richtigen Ansätze für die digitale Transformation zu finden und umzusetzen.

Digitalisierung der Prozesse

Viele Prozesse im Einkauf können effektiv digitalisiert werden. Man denke nur an Prozesse wie Vertragserstellung, -finalisierung und –ablage, automatisierte Bestellvorgänge und Wareneingangserfassung oder auch die Rechnungserfassung, -prüfung und –freigabe. Alles Vorgänge, die in vielen Unternehmen heute noch analog und auf Papier bearbeitet werden.

Im ungünstigsten Fall bekommt der Einkauf als PDF generierte Bestellanforderungen aus den Abteilungen, die dann – mit all den damit verbundenen Fehlerrisiken – manuell erfasst werden müssen. Spätestens, wenn es um rechtswirksame und verbindliche Unterschriften geht, stehen die meisten Unternehmen in Deutschland auch im Einkauf noch ganz am Beginn der Digitalisierung.

Dabei bietet sich mit der digitalen Signatur eine sichere Lösung an, die bei einer steigenden Zahl an Online-Arbeitsplätzen im Homeoffice oder als Remote-Angebot in Zukunft an Bedeutung gewinnen wird und über Cloud Services überall und jederzeit eingesetzt werden kann.

Auch die Unternehmensliquidität und der Cashflow kann durch die Digitalisierung des Einkaufs positiv beeinflusst werden. Denn in der Optimierung des Zahlungsflusses zum Lieferanten liegt echtes Potenzial, wenn Zahlungsziele und die auf den Tag genau zu leistenden Zahlungen elektronisch gemanagt werden. Bei sinkender Konjunktur und steigendem Kostendruck liegt hier auch eine wichtige Quelle finanzieller Unabhängigkeit von kurzfristigen Krediten.

Die Erfolgsfaktoren der Digitalisierung

Wie in allen anderen Bereichen muss auch die Digitalisierung des Einkaufs umfassend bzw. ganzheitlich bedacht werden. Wenn es gelingt, ihn zu einem integralen Bestandteil der übergreifenden Geschäftsprozesse zu machen, kann er seine Aufgaben künftig besser und effektiver erfüllen.

(Das Unternehmen kann die Veränderungen des Marktes auch als Chance betrachten, ganz neue Geschäftsfelder für die Einkaufsabteilung zu eröffnen und z. B. in Form von der Bereitstellung von Daten selbst zum Zulieferer zu werden.)

Ausschlaggebend für eine erfolgreiche und effektive Digitalisierung des Einkaufs ist und bleibt seine Einbindung in die Gesamtstrategie und seine interne Vernetzung mit allen Abteilungen, die Beschaffungen generieren. Es handelt sich also nicht nur um ein technologisches Thema, sondern um ein strategisches. Ist die Digitalisierung des Einkaufs jedoch am Digitalisierungslevel des Unternehmens ausgerichtet, stimmen Datenverfügbarkeit und -verlässlichkeit ebenso wie Vernetzung und Kommunikationsstrukturen, dann rechnet sie sich und sorgt für deutlich geringere Personal- und Prozesskosten. Das ist anhand ganz konkreter, messbarer Zahlen zu belegen. So kann sich Digitalisierung und Transformation im Idealfall selbst tragen.

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