Kostenoptimierung

Kostenoptimierung

Im Einkauf kann Geld verdient werden – eine alte Weisheit, die ja deshalb nicht falsch ist. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, im Einkauf die Kosten zu optimieren. Kernaufgabe und Kernkompetenz des Einkaufs sind die Beschaffung von Material, Produkten und Dienstleitungen. Deren Kosten können über die Parameter Preis, Menge und Prozesskosten bestimmt und beeinflusst werden. Will man die Kosten im Einkauf optimieren, ist im ersten Schritt eine umfassende Analyse der bestehenden Kostenstruktur erforderlich, die sogenannte Ist-Analyse.

An ihr sind dann Optimierungspotenziale ablesbar. Wobei zu berücksichtigen ist, dass es nicht beeinflussbare Kriterien wie Wirtschafts- und Marktsituation, Standing des Unternehmens im Vergleich zum Wettbewerb und zu den Lieferanten gibt. So betrachtet, ist die Ist-Analyse und das daraus resultierende Ergebnis- und Maßnahmenbündel kein punktueller, in sich abgeschlossener Vorgang, sondern eine permanente Kontroll- und Handlungsmaxime.

Erst wenn hier eine ausreichende Transparenz der Daten vorliegt, können die Einkaufskosten tatsächlich und messbar gesenkt werden. Dazu müssen häufig große Datenmengen verarbeitet werden, die teilweise über diverse Unternehmensbereiche verteilt sind und im ungünstigen Fall von verschiedenen ERP-Systemen verwaltet werden. Das funktioniert nur über moderne Softwaretools, die den Anforderungen der jeweiligen Einkaufsabteilung gerecht werden.

Nachhaltige Kostenoptimierung

Aus Sicht des Einkaufsberaters hat die Kostenoptimierung im Einkauf nur dann eine Chance auf nachhaltigen Erfolg, wenn sie integraler Bestandteil der übergreifenden Unternehmensprozesse ist. Nur wenn im Einkauf alle Beschaffungsaufträge zusammenlaufen, können die Einsparpotenziale voll ausgeschöpft werden. Dazu werden für alle Akteure transparente Bestellprozesse beschrieben, genau festgelegt und erforderliche Berechtigungen vergeben. Danach sollten überraschende Wareneingänge, die niemand zuordnen kann, der Vergangenheit angehören.

Erst auf dieser Basis kann der Einkauf beginnen, die Schrauben der Kostensenkung zu drehen. Dazu gehört u. a. die Sichtung und Bewertung der bestehenden Lieferanten, die Prüfung von Ausschreibungstexten auf Praxistauglichkeit oder die Optimierung der Spezifikationen von Zuliefererprodukten. Hinzu kommen die bekannten Hebel wie Menge, Erweiterung oder Reduzierung des Lieferantenkreises etc.

Um eine vollständige Transparenz der Ausgaben zu schaffen und darauf basierend die Kosten zu reduzieren, muss also ein in sich sehr komplexer Prozess in Gang gesetzt werden. Hier ist in der Regel der unbelastete Blick eines externen Experten gefragt, der über ein entsprechendes Know-how und Beratungskompetenz verfügt. Er sollte das Unternehmen und speziell die Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung über den gesamten Projektverlauf bei der Kostenoptimierung des Einkaufs begleiten und ggf. auch als Interim-Manager zur Verfügung stehen.

Kostenoptimierung und Digitalisierung

Ohne den gleichzeitigen Schritt in eine strategisch vernetzte Digitalisierung ist eine effektive Kostenoptimierung im Einkauf nahezu unmöglich. Gleichzeitig muss allen Beteiligten klar sein, dass dieses Projekt aufgrund der sich wandelnden Bedingungen der Wirtschaft, der Gesellschaft und des Marktes nicht zu einem festen Zeitpunkt als abgeschlossen gelten kann. Hier wird sehr deutlich, dass die Halbwertszeit von Wissen und Kompetenzen sinkt. Beides muss in kürzer werdenden Zyklen immer wieder aktualisiert werden.

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